 |
|
|
|
 |
||
Elektronisk post-etikett |
||||||
| Smålands- tidningen 22 mar 99 |
Det är förstås bra att elektronisk post är så populärt. Det torde ju betyda att folk har nytta och glädje av det. Men baksidan är att man får många elektroniska brev. Jag ligger själv på mellan trettio och femtio brev om dagen, ibland mer. Det är inte orimligt mycket, men kräver ändå viss disciplin och en del arbetstid. Det är inte ovanligt att folk i vissa befattningar får flera hundra elektroniska brev per dag. Att det kan bli ett stressmoment är inte svårt att förstå. Men när man skriver sina elektroniska brev finns det en del man kan tänka på för att göra livet lättare för mottagaren. Fyll i ärenderaden med något kort och meningsfullt. De flesta program för att läsa elektronisk post visar en sammanställning av ärenderaderna för alla brev i brevlådan. Det är förstås mycket bättre att kunna gissa vad brevet handlar om utan att behöva öppna och läsa igenom det. Idealet är att mottagaren ska kunna sortera sina nya brev, läsa vissa och spara andra till i morgon, utan att behöva öppna ett enda. På så sätt får han eller hon möjlighet att själv styra över sin tid. Citera, men med måtta. Nästan alla postprogram erbjuder möjligheter att citera det meddelande man svarar på. Om det i sin tur innehåller citat, som innehåller citat, som ... så blir det till sist ett ganska långt meddelande. Det är oerhört frusterande för mottagaren att plöja igenom fem sidor med citat och citat av citat, för att till sist komma fram till avsändarens eget bidrag: "Jag instämmer helt." Självfallet är det bra att citera tillräckligt för att mottagaren ska förstå vad det handlar om, men redigera hårt och ta bara med det nödvändigaste. Använd .signaturinformation, men se till att den är relevant. Ofta kan man ställa in sitt postprogram så att varje meddelande man skriver avslutas med innehållet i ett visst dokument. Om den "signaturen" innehåller din kontaktinformation och annat relevant så är det mycket bra, särskilt när man skriver till folk som inte kan förväntas ha din adress eller telefonnummer. Det blir ungefär som ett gammaldags brevpapper där avsändarens adress och andra uppgifter var förtryckta. Dock får jag ganska ofta meddelanden där avsändarens "signatur" innehåller citat och sentenser som avsändaren tyckte var fyndiga, ibland långa utdrag ur böcker och liknande. Det blir väldigt fort tjatigt, särskilt om själva meddelandet bara är någon enstaka rad. Kopiera om det är nödvändigt. En intressant sidoeffekt av digitala medier är att kopior ofta kan framställas utan ansträngning och med perfekt återgivning. Så även för elektronisk post; skriver man ett meddelande till en adressat är det ett ögonblicks verk att skicka kopior till tio andra mottagare. Det är förstås väldigt bra om kopiemottagarna faktiskt bör hållas orienterade om något, men ofta tycker jag att man verkar slentriankopiera sina meddelanden för säkerhets skull. Kopians mottagare måste då själv fundera över varför de fick kopian, lista ut vad det gäller och vem det berör, om de behöver sätta sig in i ärendet, om de till och med måste agera på något sätt, osv. I stort sett handlar det om att uppföra sig med elektronisk post ungefär som man gör i vardagskommunikationen i övrigt: tänka en smula på sina mottagare och vad de behöver.
|
|||||